Bien sea un presentación interna, para clientes que ya nos conocen o para potenciales, la primera impresión es esencial. Dejando de lado las comunicaciones electrónicas como los  correos electrónicos, las presentaciones en persona son la herramienta más efectiva a la hora de vender, pero también a la hora de generar y mantener una relación, que es el objetivo que siempre debemos querer conseguir.

Es habitual que el ritmo de vida acelerado, el escaso tiempo que tenemos para gestionar las cosas y el limitado número de horas que tiene un día, nos lleve a automatizar o a no prestar tanta atención a ciertas facetas de nuestro trabajo. Si además hablamos del sector legal sin duda alguna la labor comercial pasa, inevitablemente en muchos casos, a segundo plano, lo que supone un error que va creciendo en función de la seniority del profesional en cuestión.

En definitiva, dados los limitados recursos de los que disponemos (en lo que a tiempo y a veces ganas, se refiere) es importante optimizar estos de forma que nuestras presentaciones generen el impacto que esperamos. Es decir, ya que vamos a hacer el esfuerzo, intentar sacarle el máximo partido. Para conseguirlo en este post he reunido las bases para crear una presentación que genere impacto y consigamos persuadir a nuestra audiencia.

Una presentación cubre los puntos básicos de esa transferencia de conocimientos a través de diversos mensajes, pero una de alto impacto se diferencia y vuelve memorable cuando toca la emocionalidad y el auditorio no sólo recibe el conocimiento que iba a recibir, sino que queda impactado por el mensaje.

“Esto se logra a través de apoyo visual, de aperturas creativas, la energía que transmite y la inspiración o la parte emotiva que logra despertar en el auditorio”, señala en entrevista Cecilia Domínguez, trainer certificada del programa High Impact Presentations de la firma de capacitación Dale Carnegie Training.

1. Descubre lo que quiere tu audiencia

Es esencial conocer qué es lo que quiere saber el púbico o la persona que te va a escuchar. Si vamos a hacer una presentación interna sobre el funcionamiento de una herramienta nuevo, no empecemos hablando por el proceso de creación, el manual de uso o lo buenísima que va a ser para el despacho/empresa. Intentemos centrar el tiro en los beneficios que traerá el uso de esa herramienta a la persona individual que vaya a hacer uso de ella, una vez que hayamos captado su interés, será más sencillo entrar a hablar de los beneficios que todo esto reportará a al despacho o cómo deben usarla.

Por otro lado si vamos a hacer una presentación a un cliente o potencial es muy habitual centrar las presentaciones en los buenísimos que somos, dejando claro que ninguna firma que hay en el mercado es como la nuestro. Enfoque incorrecto. No hay nada que una persona valore más que hablar de sí mismo, y eso también ocurre con nuestros clientes. Hagamos preguntas, definamos qué es lo que le preocupes o le interesa y cuando lo identifiquemos centrémonos en cómo podemos ayudar.

2. Muéstrate cercano y genera confianza

Un aspecto muy importante para conseguir impacto en nuestras presentaciones es mostrar cercanía y confianza. En general estas cualidades son esenciales para todas las empresas pues es lo que hace que realmente se genere una relación entre empresa-cliente y la base de la fidelidad de este. Si esto lo extrapolamos al sector servicios en general y legal en particular, con más razón. Tradicionalmente la abogacía ha sido una profesión personalista y aunque es posible que en la actualidad haya bajado un poco y las firmas o las marcas sean capaces de ser el epicentro de esa relación de confianza con el cliente, todavía es una hecho innegable que el conocer al abogado que te va a asesorar en una operación, es esencial.

Adicionalmente a lo anterior, si no somos una de las grandísimas marcas de referencia en el mercado o no contamos con una gran diferenciación por ser especialista en un aspecto muy concreto del derecho o por la innovación en un servicio concreto, la generación de relaciones debe ser nuestro talón de Aquiles de la estrategia comercial. Esto quiere decir que cuando hacemos una presentación a un cliente no podemos quedarnos en la parte superficial de ir a verle, mandarle un par de correos electrónicos y esperar otros dos meses para un nuevo contacto. El marketing relacional está a la orden del día, como comentamos en este post. Generar relación supone profundizar en todos los aspectos de nuestro receptor tanto en el mercado en el que se mueve, su empresa concreto, sus preocupaciones individuales… de tal forma que generemos una relación de confianza que sea difícil de sustituir.

Por otro lado si la audiencia son estudiantes o miembros de la empresa, hacer cualquier presentación teniendo en cuenta sus intereses, permitiendo el diálogo, fomentando la discusión y, sobre todo, intentar otorgar a la presentación un enfoque práctico nos ayudará a gestionar la atención. Por supuesto esa cercanía o confianza en este escenario no se consigue entrando a valorar las preocupaciones de todos ellos puesto que partimos de la base de que no todos tendrán interés, pero es importante que la presentación no termine cuando se cumple el tiempo estipulado, si no que en la medida de lo posible podamos mantener relaciones posteriores y mostrarnos disponibles para todos los que precisen ayuda, alguna aclaración o simplemente profundizar en algún aspecto.

3. Centra el foco de tu presentación

Es habitual que cuando hacemos una presentación intentamos abarcar todo lo que podemos. Queremos explicar todo lo que sabemos sobre un tema y, en ocasiones, tendemos a extendernos, liarnos y alargar las sesiones al infinito. Está comprobado que lo máximo que podemos estar atentos de forma continuada no es mucho más de 20 minutos, por ello es fundamental tener muy claro que ideas queremos transmitir en la sesión. No deberán ser más de 3 o 4 a partir de las cuales gire todos los demás contenidos. Si queremos que nuestra presentación sea clara y que el cliente/audiencia se quede con algún concepto concreto pongámoslo sobre la mesa al principio y hagamos hincapié en él durante la sesión o presentación, sin aburrir y sin repetirse.

Si estamos ante un cliente no es necesario que le expliquemos el funcionamiento de todas nuestras áreas de práctica, de todos nuestros sectores y del despacho a nivel global. Centrémonos en lo que él nos diga que le puede interesar y si solo quiere conocernos y la presentación tiene que ser general pongamos el foco en su sector concreto para transmitir profesionalidad. Todos valoramos nuestro tiempo por lo que enrollarnos sin sentido solo nos resta puntos. Si una reunión o una sesión termina antes de lo previsto y hemos dejado bien claras las ideas que queríamos transmitir, solo podemos quedarnos satisfechos. Todo el mundo agradecerá la brevedad.

“Toda presentación es como una hamburguesa en donde lo primero que pones en la parrilla es la carne, que es el tema principal de lo que vas a hablar; y el pan de arriba y de abajo son la apertura y el cierre”, destaca Cecilia Domínguez.

Sal de los esquemas tradicionales y cuenta una historia, di una frase poderosa o realiza un ejercicio.

Un tip, deben ser circulares, es decir, que la apertura tenga que ver con el cierre. Uno más: concluye con una frase contundente que deje al público con intriga o con necesidad de hacer preguntas.

4. Usa materiales vistosos y sencillos

Cuando hacemos una presentación, bien sea para proyección en un auditorio o para dar como material a un cliente o potencial, los materiales que llevamos son esenciales para el primer impacto del receptor. Estos materiales ya no solo deben estar cuidados, con una estética acorde a la marca de la firma y sencillos de contenido, también debemos intentar ser novedosos e ir poco más allá.

Los típicos powerpoint (herramienta por excelencia) pueden llegar a ser alucinantes y para ello hay plantillas con elementos muy originales (aquí podéis descargaros algunas y en este link he encontrado una selección de las mejores). Ahora bien, la realidad es que rara vez una presentación tiene ese nivel y la sensación habitual es que suelen ser bastante mediocres. Otras herramientas como Prezi ayudan a hacer presentaciones dinámicas con un gran diseño, pero su uso no está tan estandarizado ni es tan sencillo. Por último, también Google nos da una alternativa con plantillas bastante cuidadas y pulidas que pueden ser una opción como punto intermedio.

En cuanto a materiales para entregar los word han cumplido su papel con éxito durante los últimos veinte años, pero es hora de renovarse o morir. Como ocurre en powerpoint aunque no son herramientas de diseño como tal si permiten crear plantillas muy originales y visuales, pero a pesar de eso solemos ir  sobre seguro cuando usamos estos programas y nos permitimos un nivel de originalidad/innovación bastante reducido. Existen otras herramientas que nos permiten potenciar el diseño de nuestros materiales como Adobe InDesign o Canva, pero su uso (al menos en el primer caso) es complicado como cualquier programa de Adobe que se precie.

No utilices los colores de forma caprichosa. Deben reflejar, de alguna manera, la identidad corporativa de tu empresa o reforzar las ideas que quieras contar.

Tus colores corporativos Al utilizar los colores de tu presentación, piensa en el packaging de tus productos, que seguramente reflejan la identidad de tu empresa. Se puede utilizar la psciología de los colores, por ejemplo, los tonos fríos son más conservadores o más tecnológicos, más matemáticos y los cálidos, más emocionales.

Equilibrio de tonos Busca combinaciones de colores que faciliten la lectura. Si el fondo es claro, mejor que sea negra o gris y en algunos casos también en azul. Pero si el fondo es negro, utiliza una letra en blanco con un tamaño mayor de lo habitual, porque costará más de leer.

Emprendedores

Si nuestra presentación va a ser muy técnica o con cuestiones financieras hay que tener en cuenta que el emisor necesitará un tiempo para procesar esa información. Nosotros sabemos de que vamos a hablar, pero él/ellos no, por lo que es importante ser muy conciso y explicativo, y aunque esto suene a contradicción, en una diapositiva, datos los justos. Si ponemos mucha información abrumamos a la audiencia. No se nos puede olvidar que los materiales son, única y exclusivamente, de apoyo a nuestra presentación y como tal deben estar elaborados.

5. Refuerza las ideas de tu presentación con contenido audiovisual

Está comprobado que retenemos mucho mejor una idea cuando la vemos en un video o una imagen, por lo que estos pueden ser grandes aliados de nuestra presentación. Ahora bien, cuidado con su uso excesivo. Un video es estupendo, dos hace gracia, pero al tercero el impacto es el contrario y puede incluso llegar a mostrar dejadez.

El apoyo visual es muy fuerte y cualquier material gráfico es poderoso, el 70% aprende más a través de los ojos.

Muestra material didáctico o físico, recurre a la música, el movimiento, los juguetes, las analogías, etcétera, para captar la atención.

Pero ten presente que son apoyos y son muy útiles, pero no son indispensables, no los consideres más importantes que la presentación. Si los tienes, utilízalos; sino, vuélvete un buen presentador que no los necesite.

En este terreno las infografías se han convertido en la joya de la corona. Un híbrido entre presentación e ilustración, muy visual, con diseños variados, mucho color y sencillez. La herramienta maestra para la creación de estos contenidos es Canva, que ofrece varias plantillas gratuitas además de otro montón de pago. También hay otras, aunque sinceramente no las he probado como Infogr.am o visual.ly. Dentro de temas de animación la web Powtoon es muy recomendada, aunque no la he podido probar todavía.

 

 

Si os faltan ideas en cuanto a contenido en la herramienta de LinkedIn Slideshare podéis encontrar presentaciones completas sobre diferentes temas, algunas de ellas con un diseño bastante cuidado. Por otro lado, en lo que a diseño se refiere en la web Behance podéis encontrar distintos modelos que os servirán como ejemplo para los materiales que diseñéis con InDesign u otros programas de diseño de Adobe.

6. Pon en práctica los consejos básicos de oratoria y persuasión

El contacto visual, los cambios de ritmo, la expresión, etc. Hay miles de artículos al respecto que nos enseñan los trucos para mejorar nuestras habilidades para exponer, bien sea hacia un auditorio o en una presentación one-to-one.

Siempre que sea posible usa el storytelling como recurso narrativo. Las historias gustan al receptor y nos ayudarán a transmitir las ideas que hayamos elegido  y conseguir engagement.

 

 

¿Echáis de menos algún truco o herramienta que no haya mencionado? Si es así, no dudéis en contactar conmigo a través de RRSS o email. Podéis seguir el enlace del menú superior de la web.

Espero que os haya resultado interesante este post.

Feliz semana.

 

Written by Sandra Cuesta Llerandi

Business Development, Marketing & Communications | Marketing Manager | Dual Degree in Law and EU Legal Affairs & International Advocacy | Double Master’s Degree in Access to the Legal Profession and International Business Law | Download my e-book: http://eepurl.com/bfDEkT Madrid, Spain

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