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Organización y productividad: las claves para optimizar recursos

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La organización es la base para poder hacernos un mapa mental de nuestros objetivos durante un periodo de tiempo determinado. Hay dos momentos en el año en los que la organización tiene un papel principal; enero y septiembre. Estos meses son el inicio de nuevos ciclos y de puesta en marcha de nuevos proyectos en parte consecuencia de un tiempo de descanso alejados de la oficina que nos permite tomar distancia y valorar lo que hemos hecho hasta ahora, lo que podemos mejorar y, a dónde queremos ir.

La planificación u organización de nuestro trabajo nos permite plasmar esa distancia que hemos adquirido durante las vacaciones en buenas intenciones que llevaremos a la práctica en los próximos meses. Mientras que enero suele estar marcado por objetivos personales y los típicos propósitos de año nuevo, septiembre tiene un tono más pragmático y es un buen momento para intentar introducir en nuestra agenda elementos cotidianos que nos ayuden a mejorar personal o profesionalmente.

Este post reúne trucos para conseguir ser organizados y tener un mapa mental claro de lo que queremos conseguir y de las herramientas que debemos adquirir para poder hacerlo. La mayoría de lo comentado está enfocado al plano personal. La organización y la planificación a título empresarial es algo que ya comentamos anteriormente y en la entrada sobre “Planes de Negocio y Planes Comerciales” en la que compartí, además, unas plantillas para que podáis tomarlas como ejemplo siempre que lo necesitéis. 

Organización simplificada

Para llevar a cabo esa organización y, sobre todo, hacer que no caiga en el olvido en cuanto nos supere el día a día, lo principal es simplificar. Tener muy claro qué aplicaciones, herramientas o libretas vamos a utilizar, y no desperdigar notas en distintos formatos que haga que perdamos el tiempo cada vez que queramos saber qué se habló en una reunión. Esto parece muy evidente pero a pesar de nuestras buenas intenciones es habitual que acabemos con libretas garabateadas sin sentido, con folios escritos a sucio sin ningún orden que acaban traspapelados en carpetas de colores que pierden su motivo y con citas en el calendario de outlook, otras en el del Iphone y unas más allá en el de Google. Tenemos tantas herramientas a nuestra disposición que llegamos a ser caóticos, y de ahí que simplificar sea un elemento clave.

Organización a distintos niveles

Un gesto que también nos puede ayudar a organizarnos, es hacerlo a distintos niveles. Es habitual que utilicemos la vista mensual de nuestros calendarios y allí vayamos incluyendo lo más importante, los eventos previstos, reuniones, clases, vencimientos, entre otros; pero es muy útil organizarnos también a nivel semanal e incluso diario en nuestras agendas/calendarios. Esto es así, porque al basar nuestra organización en un nivel inferior de tiempo podemos tener en cuenta elementos cotidianos que otra manera quedarían fuera. Además el organizar a un nivel inferior nos permite incluir rutinas y encajarlas entre nuestras obligaciones dejando un tiempo estipulado para cada una de ellas. Por ejemplo, podemos incluir un evento que se repita diariamente entre semana para leer la prensa de 8:30 a 9:30 o hacer deporte de 14:00 a 15:00 y ver con antelación si hay algún evento durante esa semana que va a impedir llevar a cabo esa acción. Aunque sea un gesto habitual, cuando tenemos muchas cosas pendientes puede que lo olvidemos, en cambio, si lo tenemos en nuestro calendario de antemano nos ayuda a saber qué día no vamos a poder y anticiparnos.

Trello via Pinterest

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En la práctica una de las cosas más difíciles es organizarse cuando se tienen varias reuniones que se repiten cada una o dos semanas y en las que es fundamental seguir el hilo de lo comentado. He visto obras de arte en este punto con un Ipad que me generan mucha envidia, pero sin llegar tan lejos hay aplicaciones como Trello que pueden ayudarnos a dividir los puntos relevantes de una reunión y tenerlos presente en cualquier dispositivo, así como, ir incluyendo los avances de cada uno. Aunque es una herramienta para registrar tareas y asignarlas a los miembros de un equipo, para mí tiene una utilidad adicional como registro de asuntos. Además, permite crear varios escritorios y una vez dentro de esos escritorios iniciar varios proyectos.

Trello via Pinterest

Las herramientas anteriores son una simple ayuda para nuestra organización personal, pero hay una serie de consejos para que no nos supere el día a día, como hacer las tareas que precisan de mayor concentración a primera hora de la mañana, no poner reuniones fuera del horario salvo que sean especialmente urgentes, o aprender a discernir entre los importante y lo urgente.

Optimiza tu tiempo en las reuniones

El tiempo que invertimos en reuniones y cómo hacer que estas se lleven a cabo de forma eficiente, es algo que entre todos debemos intentar mejorar puesto que en ocasiones se alargan indebidamente y suponen un bajón importante tanto en lo que a productividad se refiere, como a tiempo y esfuerzos. Para mejorar los resultados, siguiendo un estudio de Forbes y Emprendedores, algunos consejos que podemos tener en cuenta y empezar a aplicar son:

  • Elaborar un listado con los puntos a tratar y circularlo a todos los asistentes con 24 horas de antelación con el fin de hacer un listado cerrado y evitar que en la reunión se vaya saltando de tema en tema sin seguir un orden o sentido. 
  • Nombrar un moderador que evite que se pierda el tiempo comentando elementos secundarios sobre algún tema ajeno y vaya marcando el ritmo de la reunión y pasando de un tema al siguiente manteniendo el orden. 
  • Reunir todo lo comentado y circular las conclusiones entre todos los asistentes permitirá hacer más sencillo su seguimiento para la próxima convocatoria. 

Por último, es interesante abrirnos a la posibilidad de organizarnos por minutos en vez de por horas lo que nos permitirá tener una visión real del tiempo que necesitamos para llevar a cabo ciertas tareas y, recordar que la mejor forma de dar a conocer tu trabajo es que seas tan bueno que no puedan ignorarte, por lo que contar los minutos que podemos invertir en formarnos, aprender y, sobre todo, pensar, es muy importante para nuestro desarrollo profesional.

Métodos de organización

Adicionalmente existen varios métodos de organización. Según la EAE Business School, Harvard y Deusto en el artículo “Método de las 5S: organización y productividad”, el método mencionado surgió en Japón en la década de los 60 y su objetivo era mejorar la eficiencia de las cadenas de montaje aprovechando los avances tecnológicos. Por el momento parece que la cosa no ha cambiado tanto desde entonces. Este método no era el único puesto que, como comenta el artículo, surgieron muchos otros pero no lograron cumplir las expectativas de esas empresas. 

El método de las 5S a pesar de nacer en una condiciones, con un objetivo y en un sector muy diferente al que se puede dedicar el lector medio de este blog, puede ser implementado sin ninguna restricción. 

El método consiste en lo siguiente:

  • Seiri (selección): Distinguir entre aquello que es necesario y lo que puede esperar. 
  • Seiton (organización): Organizar las cosas para no perder el tiempo buscando. 
  • Seiso (limpieza): Disponer de un trabajo limpio, cómodo, ordenado y correctamente iluminado. 
  • Seiketsu (estandarización): Mantener las primeras tres S (selección, organización y limpieza). 
  • Shitsuke (hábitos): Disciplina, constancia; realizar las acciones correctas como parte de nuestra rutina. 

Para conseguir la implementación de este método es importante todo lo que hemos comentado anteriormente: claridad en los objetivos que nos fijamos, definición de unos criterios de evaluación y el conocimiento de las herramientas que necesitamos para conseguirlo. 

Como hemos visto, la implantación del método de las 5S se puede llevar a cabo a nivel personal, pero nació en el ámbito empresarial por lo que su aplicación en la empresa contemporánea es un mínimo exigible.


Business Development, Marketing & Communications | Prof. de management, marketing y comunicación personal | Descargar e-book: http://eepurl.com/bfDEkT | Madrid, Spain

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